Kỹ năng đặt câu hỏi và kỹ năng trả lời câu hỏi trong giao tiếp là hai yếu tố vô cùng quan trọng bởi giao tiếp đòi hỏi sự tương tác hai chiều. Nhiều bạn lầm tưởng trả lời câu hỏi là kỹ năng đơn giản. Nhưng thực tế để có những câu trả lời thuyết phục và hiệu quả đòi hỏi các yếu tố sau:
Chân thành và cầu thị
Rất nhiều bạn chỉ tập trung tìm câu trả lời mà quên rằng, thái độ cũng được coi là câu trả lời hiệu quả trong giao tiếp thường ngày hay trong các buổi phỏng vấn để thuyết phục các nhà tuyển dụng đãi ngộ tốt.
Có nhiều dạng câu hỏi khác nhau và không phải câu hỏi nào cũng mang tính tích cực. Tùy từng trường hợp, bạn có thể trả lời theo cách khác nhau. Có thể là câu trả lời hài hước để buổi giao tiếp thân thiện, gần gũi hơn. Có thể là câu trả lời nghiêm túc cho thấy sự quan trọng của buổi giao tiếp. Nhưng chắc chắn một thái độ chân thành và cầu thị sẽ mang tới hiệu quả tích cực khiến đối phương có thiện cảm hơn với bạn. Nó cũng giúp bạn hạn chế và dập tắt sự tiêu cực trong buổi giao tiếp nếu có.
Bình tĩnh và lắng nghe
Để trả lời đúng trọng tâm câu hỏi, bạn cần lắng nghe. Lắng nghe để hiểu nhu cầu, mong muốn của người hỏi. Lắng nghe cũng giúp bạn tìm ra câu hỏi chính xác nhất. Nếu không lắng nghe, bạn sẽ khó có thể đưa ra câu trả lời kịp thời, chưa nói đến sự chính xác. Hơn nữa, lắng nghe cũng giúp bạn bình tĩnh hơn để tìm câu trả lời sáng suốt nhất. Đó là lí do vì sao đây là kỹ năng trả lời câu hỏi trong giao tiếp khá quan trọng.
Hồi hộp, giọng nói run lên hoặc căng thẳng tới mức không thể trả lời sẽ khiến bạn thất bại trong buổi giao tiếp. Vì thế với bất kỳ câu hỏi nào, nếu chưa tìm ra câu trả lời thì điều đầu tiên bạn cần thả lỏng cơ thể, hít thở và kiểm soát cảm xúc để luôn giữ sự bình tĩnh và lắng nghe thật kỹ.
Đặt lại câu hỏi khi cần thiết
Đặt lại câu hỏi là cách để bạn giữ nhịp, giảm sự căng thẳng cho buổi giao tiếp. Nhất là khi bạn bị đối phương liên tục đưa ra câu hỏi dồn ép. Đặc biệt trong trường hợp bạn đưa ra câu trả lời thiếu chính xác thì hãy khéo léo yêu cầu đối phương nhắc lại câu hỏi.
Đây là cách để bạn có thêm thời gian, xác định lại câu hỏi, sắp xếp câu từ, sàng lọc và đưa ra đáp án chính xác. Hơn nữa khi câu hỏi chưa rõ thì việc lặp lại câu hỏi là cách để cả người hỏi và người trả lời xác nhận lại nội dung một cách rõ ràng.
Không nhất thiết phải trả lời tất cả
Trong giao tiếp, bạn không nhất thiết phải trả lời tất cả mọi câu hỏi mà đối phương đưa ra. Điều này đòi hỏi sự tinh tế, nhạy cảm và dứt khoát của bạn. Với những câu hỏi mang tính tiêu cực, tính riêng tư hay nội dung không phù hợp với buổi giao tiếp, bạn hoàn toàn có thể từ chối.
Bạn hãy lịch sự và thẳng thắn từ chối. Hoặc bạn có thể im lặng trong trường hợp cần thiết. Thay vì phản ứng gay gắt có thể gây ra cãi cọ thậm chí xô xát thì khoảng lặng đó giúp bạn sáng suốt hơn, giúp buổi giao tiếp văn minh hơn. Nó cũng là cách bạn khéo léo ngăn cản đối phương đưa ra câu hỏi tương tự.
Mặt khác, có những câu hỏi, chỉ nên trả lời một phần. Phần còn lại, bạn hướng đối phương vào phạm vi nội dung mong muốn. Tính định hướng và dẫn dắt này sẽ giúp bạn dễ đạt được mục đích của buổi giao tiếp.
Không nóng vội
Với bất kỳ câu hỏi dễ hay khó, đã có đáp án chính xác hay chưa, bạn cũng không nên vội vàng đưa ra câu trả lời ngay lập tức. Nếu đó là một câu trả lời sai, bạn sẽ bị xem là hấp tấp, nông cạn. Còn nếu bạn trả lời đúng có thể đối phương đánh giá bạn tự kiêu. Đặc biệt khi đó là câu trả lời có ý kiến trái chiều với đối phương sẽ khiến hai bên đối đầu trực tiếp, buổi giao tiếp rơi vào căng thẳng và bế tắc.
Vì thế đừng quá nhanh chóng, vội vàng đưa ra câu trả lời, nhất là khi người hỏi đang tìm mọi cách để phát hiện ra lỗi sai của bạn. Hãy luôn dành khoảng thời gian cho phép và đưa ra câu trả lời giúp bạn có thể “tiến” hoặc “lùi”. Mặt khác, có cách nói “người khôn ăn nói giữ chừng”, nên bạn có thể cần nắm bắt ý đồ của đối phương trước khi đưa ra câu trả lời. Đây là cách để bạn giảm bớt cơ hội gây sức ép của đối phương và kiểm soát được tình hình.
Trả lời câu hỏi không khó nhưng cũng không hề đơn giản. Thay vì tập trung cố gắng tìm một nội dung hoàn hảo thì bạn hãy rèn luyện những kỹ năng trả lời câu hỏi trong giao tiếp được chia sẻ trên đây. Chắc chắn nó sẽ giúp bạn có những câu trả lời câu hỏi thông minh, sắc sảo và thuyết phục trong các buổi trò chuyện.
